29 septiembre 2015

Detectan ocho irregularidades en compra de software del Archivo

Detectan ocho irregularidades    en compra de software del Archivo

Documentos de contratación (izq.) y circular interna (der.).

Anahí Cazas y Milen Saavedra  / La Paz
Según  documentos públicos  e internos a los que accedió Página Siete, se detectaron al menos ocho  irregularidades en la compra de un software para el Archivo y Biblioteca Nacionales de Bolivia (ABNB) de Sucre, dependiente de la Fundación Cultural del Banco Central (FCBCB).
Se trata de la adquisición de un "software para gestión documental del archivo patrimonial y archivos de oficina del Archivo y Biblioteca Nacionales de Bolivia". Este proceso se realizó entre el  26 de noviembre y el 26 de diciembre de 2014. La compra tuvo un costo de 556.800 bolivianos.
El caso fue investigado por gente que conoce de cerca el trabajo del Archivo y que prevé entregarlo al Ministerio de Transparencia. Al respecto, el director del Archivo de Sucre, Juan Carlos Fernández, explicó que el proceso de adquisición del software ha sido público.
En primer lugar,  en la web del Sistema de Contrataciones Estatales de Bolivia (Sicoes) se puede ver que ninguno de los documentos de adjudicación y recepción -es decir, la Convocatoria, la Nota de resolución de Adjudicación y el Documento Base de Contratación- indican el nombre y versión del programa de software adquirido.
En  la segunda observación, se ve que la empresa que se adjudicó el contrato del ABNB sería también la que proporcionó, en octubre de 2014, la oferta económica para definir el precio referencial de un sistema denominado Alfresco Estándar, un "software Open Source, por lo que no es necesario pagar licencias por su uso". Dicha  oferta  cotiza la suscripción, soporte y mantenimiento por un año (por 25.000 dólares); la capacitación oficial del sistema de forma integral (por 8.000 dólares) y los servicios de implementación (por 47.000 dólares). El importe total es de  80.000 dólares (que equivale a 556.800 bolivianos). De acuerdo al documento, la oferta tenía una validez de 90 días y un tiempo de entrega de 25.
La tercera observación es que  la suscripción, soporte y mantenimiento tendrían que estar proporcionados por el fabricante y deberían respaldarse con un contrato de licencia, documento que no está registrado en el proceso de contratación.
En cuarto lugar, la cotización de la capacitación oficial del sistema y los servicios de implementación tienen  montos que ascienden a más doble del definido para el sistema y no estarían respaldados por ningún documento que los describa.
La quinta observación es que, de acuerdo al documento de contratación, "el proponente debe contar con autorización para comercializar el producto ofertado en territorio boliviano". Se verificó  en la página web de la empresa que en el directorio  Partners Alfresco  no existe ningún representante acreditado en Bolivia. Sin embargo, en la página web de la empresa que se adjudicó el contrato, Alfresco figura como un "aliado". Este aspecto fue resuelto con una nota, de noviembre de 2014, del representante de Alfresco para América Latina a la FCBCB. No obstante, se verificó que en 2012 una empresa ofertó la distribución de este software en Bolivia, pero dejó de hacerlo.
En sexto lugar, en la contratación se aprobaron varios términos de referencia del Documento Base de Contratación (DBC) que contradicen aspectos legales del contrato marco de Alfresco, documento que no está presente entre los documentos del proceso de contratación y que puede ser leído a través de la página web de la empresa (www.alfresco.com). Entre los términos de contratación se dice que  el sistema debería tener acceso para un número ilimitado de usuarios. Sin embargo, en la descripción del producto se lee que puede ser usado  hasta por 1.000 conexiones.
Otro elemento es que, según los requerimientos, "las licencias ofertadas e incluidas en la propuesta deben corresponder a la última versión estable del producto ofertado, estar a nombre del ABNB y tener carácter de perpetuidad". Pero, la oferta se realizó para la versión 4. En la página web de Alfresco la última versión es la 5. Además,  no existe documento que especifique el tipo y volumen de bases de datos y archivos electrónicos que se integrarán al sistema; los requerimientos sobre revisión y reparación de datos e información de origen; las características técnicas específicas de configuración; el número y función del personal requeridos, número de horas y tipo de capacitación.

La séptima observación es que hasta hoy no se puede acceder a Alfresco para verificar la migración de los  84.500 registros del sistema antiguo y las versiones digitales de los documentos. Finalmente, el software comprado en 2014 aún no está en uso.  El 31 de marzo de 2015 Fernández dijo al personal: "A la fecha aún nos encontramos en desarrollo del software Alfresco".

Fernández: "El proceso de adquisición ha sido   público"

Sobre las observaciones, el director del Archivo y Biblioteca Nacionales de Bolivia (ABNB), Juan Carlos Fernández, explicó que el proceso de adquisición ha sido transparente.   
Existen  documentos que muestran   irregularidades en la adquisición del software  Alfresco para el Archivo. Además, tras casi  un año aún no funciona en un  100%. ¿Qué dice al respecto?
Lo que le  puedo decir   es que, por procedimiento, en la Fundación del Banco Central de Bolivia se hace una auditoría anual de  las actividades del año anterior. En este  sentido,  esa adquisición es objeto de esa auditoría, y me parece que esa información ha sida públicamente divulgada porque tampoco es  confidencial o secreta. Como usted sabe, la gestión pública está totalmente expuesta a la transparencia, es una obligación. Entonces, el proceso de adquisición ha sido absolutamente  público  y la evaluación de esta compra  se ha hecho por las instancias correspondientes de la fundación.  
¿Para qué se usa ahora  Alfresco?
El software tiene componentes de colaboración, que es uno de los ámbitos muy importantes de gestión de recursos web, de gestión documental y un otro que ahora no tengo presente. Sí lo estamos utilizando, por ejemplo, para automatizar el proceso de gestión administrativa, institucional del ABNB. Estamos automatizando los procesos administrativos y eso acompañado de cambios en la organización. Por ejemplo, creamos una ventanilla única de trámites que no tenía el ABNB, entonces, es el único punto de ingreso y salida de documentos,  y este es un hecho organizacional que hace evidente que se está procurando gestionar los documentos de la vida cotidiana de la institución en una forma controlada y a la  vez con recursos informáticos, con aplicaciones de software. Lo estamos utilizando, en principio, con ese propósito, ese es el horizonte, pero también estamos automatizando procesos técnicos del archivo patrimonial en el Alfresco.

Las  observaciones
Especificación En el registro del Sicoes del  proceso de compra del "software para gestión documental del archivo patrimonial y archivos de oficina del Archivo y Biblioteca Nacionales de Bolivia (ABNB)", que se realizó entre noviembre y diciembre de 2014, ninguno de los documentos de adjudicación y recepción indican el nombre y la versión del programa de software adquirido.
Oferta La empresa que se adjudicó el contrato del ABNB sería también la empresa que proporcionó, en octubre de 2014, la oferta económica para definir el precio referencial de un programa denominado Alfresco Estándar.
Licencia La oferta económica de la empresa que se adjudicó el contrato supuestamente señala que la suscripción, soporte y mantenimiento por un año tienen un costo de 25.000 dólares. Estos aspectos tendría que estar proporcionados por el fabricante y deberían respaldarse con un contrato de licencia,  que no está  en el proceso de contratación.
Capacitación La oferta económica también señala que la capacitación oficial del sistema de forma integral tendría un costo de 8.000 dólares, y los servicios de implementación ascenderían a  47.000 dólares. Estos montos son  más del doble del definido para el sistema y no estarían respaldados por ningún documento que los describa.
Presencia en Bolivia En el directorio de Partners Alfresco no existe ningún representante legal acreditado de Alfresco en Bolivia, el cual debería existir para ser contratado por una empresa pública nacional. Durante el proceso de contratación este requisito fue resuelto con una nota enviada por el representante de Alfresco para América Latina a la Fundación Cultural del Banco Central (FCBCB).
Contradicción En la adquisición de este programa se aprobaron varios términos de referencia del Documento Base de Contratación (DBC) que contradicen aspectos legales del contrato marco de Alfresco, contrato que no está  entre los documentos del proceso de contratación.
Migración Hasta el momento no existe ningún punto de acceso al sistema Alfresco en el que se pueda verificar la migración de 84.500 registros del sistema antiguo DIGIARCH y las correspondientes versiones digitales de los documentos registrado.
Uso El 31 de marzo de 2015, el director del ABNB, Juan Carlos Fernández, comunicó al personal a través de una nota interna que "a la fecha aún nos encontramos en desarrollo del software Alfresco". Sin embargo, el sistema debería estar listo desde diciembre de 2014.

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